Tilbud, der bliver til faktura
Når kunden siger ja, skal tilbuddet blive til opgaven uden at blive skrevet igen, og timer, kørsel og materialer skal kunne komme med over på fakturaen.
Guide
Sådan vælger du system til dit flyttefirma.
Et godt system til et flyttefirma samler tilbud, planlægning af hold og biler, holdets arbejde på stedet og fakturaen i én sag. Her er de tre veje, flyttefirmaer typisk vælger mellem, hvad systemet skal kunne, og hvad du skal spørge leverandøren om.
Tre veje, og hvad de betyder i hverdagen.
De fleste flyttefirmaer starter med regneark og telefon. Når firmaet vokser, står valget typisk mellem et generelt planlægningsværktøj og et system bygget til flyttebranchen.
| Punkt | Regneark og telefon | Generelt værktøj | System til flyttebranchen |
|---|---|---|---|
| Tilbud og faktura | Skrives hver for sig, ofte i hvert sit program. | Ofte et tilbudsmodul eller en integration, der skal sættes op. | Tilbuddet bliver til opgaven, og opgaven bliver til fakturaen. |
| Hold, biler og udstyr | Et ark eller en delt kalender, og ændringer ringes ud. | Planlægger som regel personer, sjældnere biler og udstyr sammen med dem. | Hold, biler og udstyr sættes på opgaven i den samme kalender. |
| Holdets tid og skader | Sedler, sms og billeder i en gruppechat. | Tidsregistrering findes ofte, skader sjældnere som en del af opgaven. | Tid og skader med billeder registreres på opgaven i appen. |
| Kørsel og kilometer | Skønnes eller skrives af bagefter. | Varierer fra værktøj til værktøj. | Ruten og de rigtige kilometer ligger på opgaven. |
| Ord og opsætning | Jeres egne, men kun i hovedet på dem, der kender dem. | Generelle ord som ressource, ordre og projekt, der skal oversættes til flytning. | Flyttebranchens ord fra start: opgave, hold, bil, udstyr og skade. |
Det skal systemet kunne, før det er værd at skifte.
Brug listen, når du ser en demo. Bed om at se hvert punkt på en rigtig flytning, ikke på en præsentation.
Én kalender til hold, biler og udstyr
Disponering handler om tre ting på én gang: hvem, hvilken bil og hvilket udstyr. Kan systemet kun planlægge personer, ender bilerne i et regneark igen.
En app, holdet faktisk bruger
Holdet skal kunne se dagens opgaver, ruten og kundens oplysninger, registrere tid og melde skader fra telefonen. Spørg, om appen findes på de sprog, jeres folk taler.
Skader med billeder på opgaven
En skade, der er meldt med billeder fra stedet, mens holdet står ved den, er lettere at håndtere med kunden end en besked, der kommer dagen efter.
Kørsel, der kan faktureres
Tager I betaling for kørsel, skal ruten og kilometerne ligge på opgaven, så de kommer med på fakturaen og ikke skal skønnes.
Integration til bogføringen
Fakturaen skal over i jeres regnskabsprogram, for eksempel e-conomic eller Dinero, uden at nogen taster den ind igen.
Fortjeneste pr. opgave
Når timer, kørsel og materialer står på opgaven, kan systemet vise, hvad den enkelte flytning tjente. Det er grundlaget for at prissætte den næste.
Databehandleraftale og data i EU
Systemet kommer til at rumme jeres kunders navne, adresser og telefonnumre. Leverandøren er derfor databehandler, og GDPR artikel 28 kræver en skriftlig databehandleraftale.
Spørg leverandøren, før I skriver under.
- 1Koster folkene i bilen det samme som kontoret, eller er der to slags licenser?
- 2Er der binding, og hvad sker der med prisen efter en introduktionsperiode?
- 3Kan vi se systemet på vores egne opgaver, priser og biler?
- 4Hvilke bogføringssystemer er integreret i dag, og hvilke er kun på vej?
- 5Hvor ligger vores data, og må vi se databehandleraftalen og listen over underdatabehandlere?
- 6Hvordan får vi vores data ud, hvis vi stopper?
- 7Findes appen til både iPhone og Android og på de sprog, holdet taler?
Hvor Movea passer ind, og hvor ikke endnu.
Movea er et system til flyttebranchen: web-platformen til kontoret og Movea App til holdet. Guiden er skrevet, så den kan bruges til at vurdere ethvert system, også vores. Her er, hvad Movea har i dag, og hvad det ikke har.
Har i dag
- Tilbud og faktura fra den samme opgave
- Kalender med hold, biler og udstyr
- App til iPhone og Android på dansk, svensk og engelsk
- Tid og skader med billeder på opgaven
- Ruter med rigtige kilometer
- Integration til e-conomic og Dinero
- Fortjeneste og margin pr. opgave
- Databehandleraftale og data inden for EU/EØS
Har ikke endnu
- Online booking på jeres hjemmeside (på vej, uden dato)
- Integration til Billy (på vej)
- Kundens underskrift i appen
Spørgsmål om at vælge system.
- Hvad koster et system til et flyttefirma?
- De fleste systemer prissættes pr. bruger pr. måned. Tjek, om folkene i bilen tæller som fulde brugere, om integration til bogføringen koster ekstra, og om der er binding. Movea koster 129 kr. pr. bruger om måneden ekskl. moms for de første 15 brugere, med kontor og hold til samme pris og alt i systemet inkluderet.
- Hvornår giver det mening at skifte fra regneark?
- Når det tager længere tid at holde arket opdateret end at planlægge dagen, når ændringer skal ringes ud til holdet én ad gangen, eller når fakturaer bliver sendt dage efter flytningen.
- Skal vi have en databehandleraftale med leverandøren?
- Ja. Når et system opbevarer jeres kunders personoplysninger på jeres vegne, er leverandøren databehandler, og GDPR artikel 28 kræver en skriftlig databehandleraftale. Bed om at se den og listen over underdatabehandlere, før I vælger.
- Skal holdet kunne bruge systemet på telefonen?
- Ja. Holdets del af arbejdet sker ude ved flytningen: tid, skader, billeder og beskeder. Kan det kun gøres på en computer, bliver det udfyldt bagefter eller slet ikke.
- Hvor lang tid tager det at komme i gang?
- Det afhænger mest af, hvor meget der skal sættes op: priser, hold, biler og udstyr. Bed om at få det sat op med jeres egne data under demoen, så I ser systemet, som det vil se ud hos jer. Hos Movea er det præcis det, demoen på 20 minutter går ud på.
Kilder
Se Movea på jeres egne opgaver.
20 minutter online, hvor vi sætter jeres priser, hold og biler op og kører en rigtig flytning igennem systemet. Ingen binding, ingen installation.