Offert som blir faktura
När kunden säger ja ska offerten bli uppdraget utan att skrivas om, och timmar, körning och material ska kunna följa med till fakturan.
Guide
Så väljer du system för din flyttfirma.
Ett bra system för en flyttfirma samlar offert, planering av team och bilar, teamets arbete på plats och fakturan i ett och samma ärende. Här är de tre vägar flyttfirmor oftast väljer mellan, vad systemet ska klara och vad du ska fråga leverantören om.
Tre vägar, och vad de betyder i vardagen.
De flesta flyttfirmor börjar med kalkylblad och telefon. När företaget växer står valet oftast mellan ett generellt planeringsverktyg och ett system byggt för flyttbranschen.
| Punkt | Kalkylblad och telefon | Generellt verktyg | System för flyttbranschen |
|---|---|---|---|
| Offert och faktura | Skrivs var för sig, ofta i olika program. | Ofta en offertmodul eller en integration som måste sättas upp. | Offerten blir uppdraget, och uppdraget blir fakturan. |
| Team, bilar och utrustning | Ett kalkylblad eller en delad kalender, och ändringar ringer man ut. | Planerar oftast personer, mer sällan bilar och utrustning tillsammans med dem. | Team, bilar och utrustning sätts på uppdraget i samma kalender. |
| Teamets tid och skador | Lappar, sms och bilder i en gruppchatt. | Tidrapportering finns ofta, skador mer sällan som en del av uppdraget. | Tid och skador med bilder registreras i uppdraget i appen. |
| Körning och kilometer | Uppskattas eller skrivs av i efterhand. | Varierar från verktyg till verktyg. | Rutten och de verkliga kilometrarna finns i uppdraget. |
| Ord och uppsättning | Era egna, men bara i huvudet på dem som kan dem. | Generella ord som resurs, order och projekt som måste översättas till flytt. | Flyttbranschens ord från start: uppdrag, team, bil, utrustning och skada. |
Det här ska systemet klara, innan det är värt att byta.
Använd listan när du ser en demo. Be att få se varje punkt på en riktig flytt, inte i en presentation.
En kalender för team, bilar och utrustning
Planering handlar om tre saker samtidigt: vem, vilken bil och vilken utrustning. Kan systemet bara planera personer hamnar bilarna i ett kalkylblad igen.
En app som teamet faktiskt använder
Teamet ska kunna se dagens uppdrag, rutten och kundens uppgifter, registrera tid och rapportera skador från telefonen. Fråga om appen finns på de språk era medarbetare talar.
Skador med bilder i uppdraget
En skada som rapporteras med bilder från platsen medan teamet står vid den är lättare att hantera med kunden än ett meddelande som kommer dagen efter.
Körning som går att fakturera
Tar ni betalt för körning ska rutten och kilometrarna finnas i uppdraget, så att de kommer med på fakturan och inte behöver uppskattas.
Integration med bokföringen
Fakturan ska in i ert bokföringsprogram utan att någon skriver in den igen.
Vinst per uppdrag
När timmar, körning och material finns i uppdraget kan systemet visa vad den enskilda flytten tjänade. Det är grunden för att prissätta nästa.
Personuppgiftsbiträdesavtal och data i EU
Systemet kommer att innehålla era kunders namn, adresser och telefonnummer. Leverantören är därför personuppgiftsbiträde, och GDPR artikel 28 kräver ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal.
Fråga leverantören, innan ni skriver på.
- 1Kostar flyttarna i bilen lika mycket som kontoret, eller finns det två sorters licenser?
- 2Finns det bindningstid, och vad händer med priset efter en introduktionsperiod?
- 3Kan vi se systemet med våra egna uppdrag, priser och bilar?
- 4Vilka bokföringssystem är integrerade i dag, och vilka är bara på väg?
- 5Var finns våra data, och får vi se personuppgiftsbiträdesavtalet och listan över underbiträden?
- 6Hur får vi ut våra data om vi slutar?
- 7Finns appen för både iPhone och Android och på de språk teamet talar?
Där Movea passar in, och där inte än.
Movea är ett system för flyttbranschen: webbplattformen för kontoret och Movea App för teamet. Guiden är skriven så att den kan användas för att bedöma vilket system som helst, även vårt. Här är vad Movea har i dag och vad det inte har.
Finns i dag
- Offert och faktura från samma uppdrag
- Kalender med team, bilar och utrustning
- App för iPhone och Android på svenska, danska och engelska
- Tid och skador med bilder i uppdraget
- Rutter med verkliga kilometer
- Integration med e-conomic och Dinero
- Vinst och marginal per uppdrag
- Personuppgiftsbiträdesavtal och data inom EU/EES
Finns inte än
- Onlinebokning på er webbplats (på väg, utan datum)
- Integration med Billy (på väg)
- Kundens underskrift i appen
Frågor om att välja system.
- Vad kostar ett system för en flyttfirma?
- De flesta system prissätts per användare och månad. Kontrollera om flyttarna i bilen räknas som fulla användare, om integrationen med bokföringen kostar extra och om det finns bindningstid. Movea kostar 189 kr per användare och månad exkl. moms för de första 15 användarna, med kontor och team till samma pris och allt i systemet inkluderat.
- När är det dags att byta från kalkylblad?
- När det tar längre tid att hålla kalkylbladet uppdaterat än att planera dagen, när ändringar måste ringas ut till teamet en i taget, eller när fakturor skickas flera dagar efter flytten.
- Behöver vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören?
- Ja. När ett system lagrar era kunders personuppgifter för er räkning är leverantören personuppgiftsbiträde, och GDPR artikel 28 kräver ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal. Be att få se det och listan över underbiträden innan ni väljer.
- Ska teamet kunna använda systemet i telefonen?
- Ja. Teamets del av arbetet sker ute på flytten: tid, skador, bilder och meddelanden. Går det bara att göra på en dator fylls det i efteråt eller inte alls.
- Hur lång tid tar det att komma igång?
- Det beror mest på hur mycket som ska sättas upp: priser, team, bilar och utrustning. Be att få det uppsatt med era egna uppgifter under demon, så att ni ser systemet som det kommer att se ut hos er. Hos Movea är det precis vad demon på 20 minuter går ut på.
Källor
Se Movea på era egna uppdrag.
20 minuter online där vi lägger in era priser, team och bilar och kör en riktig flytt genom systemet. Ingen bindningstid, ingen installation.